Warum eine Notiz-App nicht mehr gereicht hat

In Obsidian sammle ich Notizen aus Studium, Projekten, Büchern und Podcasts. Lange war der Vault vor allem ein Archiv für mich selbst: Ich schrieb etwas auf und fand es später wieder, wenn ich wusste, wo ich suchen musste.

Mit der Arbeit mit KI-Agenten hat sich das Problem verschoben. Jede neue Sitzung mit Claude Code oder Codex begann ohne Wissen über mich. Ich erklärte erneut, was ich studiere, an welchen Projekten ich arbeite, wie ich schreibe und wo neue Notizen hingehören. Diese Informationen gab es längst. Sie lagen nur nicht dort, wo ein Agent sie findet.

Deshalb habe ich den Vault umgebaut. Er soll für mich lesbar bleiben und gleichzeitig die Grundlage sein, von der meine Agenten ausgehen. Mit „Betriebssystem“ meine ich genau diese Schicht: eine Ordnerstruktur, die Relevanz ausdrückt, Kontextdateien über mich, Regeln für den Umgang mit Dateien und Skills, die wiederkehrende Abläufe beschreiben. Ein Agent, der in diesem Ordner startet, findet diesen Rahmen bereits vor.

Inzwischen enthält der Vault rund 930 Markdown-Notizen. Bei diesem Umfang kommt es vor allem darauf an, dass ein Agent die richtige Notiz findet und weiß, was er damit tun darf.

PARA als gemeinsame Ordnung

Die Grundstruktur folgt der PARA-Methode von Tiago Forte. PARA steht für Projects, Areas, Resources und Archives. Projekte haben ein konkretes Ziel und ein Ende. Bereiche sind laufende Verantwortungen ohne Enddatum, Ressourcen sind Referenzmaterial für später, und das Archiv nimmt auf, was gerade nicht aktiv ist.

Ich habe die vier Kategorien um drei Ordner ergänzt und durchnummeriert: 01 Inbox, 02 Projekte, 03 Bereiche, 04 Ressourcen, 05 Daily Notes, 06 Archiv und 07 Anhänge. Die Inbox ist der Eingang für alles, was noch keinen Platz hat. Daily Notes halten fest, was an einem Tag entschieden wurde und was offen ist. In den Anhängen legt Obsidian eingefügte Bilder und PDFs automatisch ab.

Für Agenten hat diese Struktur einen praktischen Vorteil: Der Ordner sagt bereits etwas über den Status einer Notiz aus. Eine Datei in 02 Projekte gehört zu laufender Arbeit. Eine Datei in 06 Archiv ist abgeschlossen und sollte nicht als aktueller Stand gelten. Wenn ich frage, woran ich gerade arbeite, kann ein Agent die aktiven Projekte und die letzten Daily Notes lesen, statt den ganzen Vault zu durchsuchen.

Dazu kommen einfache Konventionen: Frontmatter mit Tags, Status und Datum, Dateinamen in normaler Schreibweise und Wikilinks zwischen zusammengehörigen Notizen. Bereiche und Ressourcen sind immer Ordner, weil sie mit der Zeit wachsen. Ein Projekt beginnt als einzelne Datei und bekommt erst einen Unterordner, wenn es mehrere Dateien braucht. Diese Regeln stehen im Vault selbst, damit ich und die Agenten nach denselben Vorgaben ablegen.

Kontext, den jede Sitzung vorfindet

Im obersten Ordner des Vaults liegt eine AGENTS.md. Codex bzw. Claude liest die AGENTS.md, sobald ich eine Sitzung im Vault-Ordner starte. Die Datei ist kurz: ein Absatz über mich, eine Beschreibung jedes Ordners, die Regeln für Ablage und Benennung und einige Routinen.

Durch die Routinen wird aus der Beschreibung ein Arbeitsablauf. Zu Beginn einer Sitzung prüft der Agent die Inbox und bietet an, neue Einträge einzusortieren. Auf Fragen wie „Wo war ich stehen geblieben?“ liest er die letzten zwei bis drei Daily Notes und die aktiven Projekte. Am Ende bietet er an, einen Eintrag für den Tag zu schreiben und neue Erkenntnisse als Notizen abzulegen. So entsteht Kontinuität zwischen Sitzungen, ohne dass ich sie jedes Mal anstoßen muss.

Ausführlicher wird es im versteckten Ordner .Kontext. Dort liegen Dateien über mich, mein Angebot, meine Zielgruppen, mein Branding und meinen Schreibstil. Obsidian blendet Ordner mit einem Punkt am Anfang aus, deshalb stören sie im Alltag nicht. Agenten können sie trotzdem lesen, und die AGENTS.md sagt ausdrücklich, wann sie gebraucht werden: beim Schreiben von Texten, Mails oder Angeboten.

Das Schreibstilprofil zeigt, wie genau diese Dateien sein müssen. Es beruht auf gesendeten Mails, eigener Korrespondenz im Vault und meinen Eingaben in Gesprächen. Dabei trennt es Texte, die ich selbst geschrieben habe, von Notizen, die erkennbar von einer KI stammen. Ohne diese Trennung würde ein Agent seine eigenen früheren Ausgaben als Beleg für meinen Stil verwenden. Ich nutze das Profil auch für Texte wie diesen.

Dieses Setup habe ich aus einem YouTube-Video von Julian Ivanov übernommen.

Skills: wie Agenten mit dem Vault umgehen

Kontextdateien beschreiben, wer ich bin und wie der Vault aufgebaut ist. Skills beschreiben Abläufe. Ein Skill ist ein Ordner mit einer SKILL.md: eine kurze Beschreibung, wann er gebraucht wird, und eine Anleitung, die der Agent erst lädt, wenn die Aufgabe dazu passt. Dadurch bleibt der Grundkontext jeder Sitzung klein.

Im Vault liegen sechs Skills, jeweils in einem Ordner für Claude Code und einem für Codex und andere Agenten. Vier davon stammen aus dem öffentlichen Repository obsidian-skills von Steph Ango: Obsidian-Markdown mit Wikilinks, Callouts und Properties, Bases für tabellarische Ansichten, JSON Canvas und die Obsidian-CLI. Sie bringen den Agenten die Formate bei, die Obsidian über normales Markdown hinaus versteht.

Zwei Skills habe ich für meine eigenen Abläufe ergänzt. Der erste sortiert unsortierte Notizen anhand ihres Inhalts in die passenden PARA-Ordner. Der zweite erstellt aus einem Buch eine strukturierte Notiz mit Zusammenfassung, Kernideen und Zitaten, bei Romanen zusätzlich eine Figurenkarte als Canvas. Eine Bases-Ansicht zeigt die Buchnotizen anschließend als Tabelle mit Autor, Status und Bewertung.

Im Alltag ist der Effekt klein, aber spürbar. Ich muss nicht mehr erklären, wie ein Callout aussieht oder dass zusammengehörige Notizen verlinkt werden. Ein Agent, der eine neue Notiz anlegt, schreibt sie in einem Format, das Obsidian korrekt darstellt, und hält sich an die Regeln aus der AGENTS.md.

Ein Assistent, der den Vault pflegt

Lokale Agenten arbeiten nur, solange mein Laptop läuft. Für wiederkehrende Aufgaben nutze ich deshalb Hermes, meinen persönlichen Assistenten auf einem virtuellen Server, den ich auch in der Fallstudie zur Code Factory beschreibe. Der Vault liegt in Google Drive. Hermes greift über die Drive-Schnittstelle darauf zu und arbeitet mit denselben Ordnern und Regeln wie die lokalen Agenten.

Mehrere Abläufe laufen zeitgesteuert. Stündlich zwischen 8 und 22 Uhr räumt die Inbox-Pflege den Eingangsordner auf: Notizen bekommen einen beschreibenden Namen und landen im passenden PARA-Ordner. Enthält eine Notiz eine Aufgabe, kann daraus eine Erinnerung oder ein Ticket werden. Morgens stellt Hermes Prioritäten aus Kalender und offenen Aufgaben zusammen und prüft die Ordnerstruktur. Sonntags schreibt er ein Wochenreview mit erledigten Punkten, offenen Themen und einem Plan für die nächste Woche.

Auch Wissen kommt über feste Wege in den Vault. Highlights aus Büchern und Artikeln synchronisiert Readwise, Podcast-Ausschnitte kommen über Snipd. Schicke ich Hermes ein YouTube-Video, legt er eine Zusammenfassung als Notiz ab. Handschriftliche Notizen aus GoodNotes werden in Markdown umgewandelt. Danach ist alles durchsuchbar und für Agenten lesbar.

Hermes hat inzwischen rund 110 Skills. Jeder davon wird als Markdown-Datei nach 03 Bereiche/Agent Skills gespiegelt, nach Kategorien geordnet und mit einem Index. So kann ich im Vault nachlesen, was mein Assistent kann und nach welchen Regeln er arbeitet. Der Vault dokumentiert damit auch die Agenten, die mit ihm arbeiten.

Mein Studium im Vault

Am deutlichsten zeigt sich der Nutzen im Studium. Unter 03 Bereiche/Studium hat jedes Fach dieses Semesters einen eigenen Ordner mit einem Unterordner pro Woche. Vorlesungsfolien, Übungsblätter und eigene Mitschriften landen automatisch im passenden Wochenordner. Eine eigene Notiz ordnet die Termine aus meinem Studienkalender den Fachordnern zu, auch dort, wo Kalendertitel und Ordnername voneinander abweichen.

Darauf baut der Skill zur Uni-Nachbereitung auf, der jeden Abend um 18:15 Uhr auf dem Server läuft. Er prüft, welche Veranstaltungen an diesem Tag stattgefunden haben, liest die Materialien der Woche und erzeugt pro Fach drei Dateien: eine Zusammenfassung, deren Kern sich in etwa einer Minute erfassen lässt, Lernaufgaben mit einzeln aufklappbaren Antworten und Karteikarten als Markdown für RemNote, höchstens 20 pro Fach und Woche.

Die Lernaufgaben orientieren sich an meinen Lernplänen aus dem letzten Semester: kurze Kontrollfragen, Definitionen, Erklärfragen nach der Feynman-Methode und Anwendungsaufgaben. Trage ich in einer früheren Woche Antworten ein oder markiere etwas als unsicher, greift der nächste Lauf diese Lücke in einem kurzen Rückblick auf. Leere Felder zählt er ausdrücklich nicht als Wissenslücke.

Eine Regel habe ich nach den ersten Läufen ergänzt: Ohne neue oder geänderte Datei im Wochenordner entsteht keine neue Ausgabe. Vorher hatte der Lauf an einem Tag mit Veranstaltung, aber ohne neues Material trotzdem Dateien erzeugt. Jetzt vergleicht ein kleines Skript die Quelldateien per SHA-256 mit dem zuletzt gespeicherten Stand. Ältere Ausgaben bleiben unverändert, jede neue Fassung bekommt einen eigenen Zeitstempel. In RemNote importiere ich die Karten weiterhin selbst.

Versionierung und klare Schreibrechte

Wenn mehrere Agenten in denselben Dateien arbeiten, brauche ich einen Weg zurück. Der Vault ist deshalb seit Februar 2026 ein Git-Repository. Das Obsidian-Git-Plugin speichert Sicherungen als Commits in einem privaten Repository auf GitHub, bisher 85. Damit lässt sich nachvollziehen, wann sich eine Notiz verändert hat, und ein Fehler lässt sich zurücknehmen.

Git ersetzt keine Regeln. In der AGENTS.md steht deshalb, dass Agenten vor dem Löschen oder Überschreiben fragen, Verschiebungen kurz begründen und Projekte nur auf meine Anweisung ins Archiv verschieben. Der Skill für die Uni-Nachbereitung erzeugt neue Fassungen, statt alte Dateien zu ersetzen. Für Hermes gilt im Vault dieselbe Regel: Er löscht nichts.

Die Konfiguration von Git trennt Inhalt und lokale Einstellungen. Sitzungsdaten und App-Einstellungen bleiben außerhalb des Repositorys, die Skills im Vault werden bewusst mitversioniert. So ist auch nachvollziehbar, wann sich die Anweisungen an die Agenten geändert haben.

Was das System nicht löst

Ein Vault, mit dem Agenten arbeiten, ist nur so gut wie seine Inhalte. Notizen veralten. Eine Projektnotiz beschreibt vielleicht einen Plan, der längst anders umgesetzt wurde. Aktuelle Quellen wie Code, Kalender oder die Dateien selbst haben deshalb Vorrang, und ältere Notizen sind ein Hinweis, der überprüft werden muss.

Ein Teil der Inhalte stammt inzwischen selbst von KI: Zusammenfassungen, Wochenreviews und Lernmaterial. Solche Dateien sind gekennzeichnet, etwa über ein Feld im Frontmatter, das den erzeugenden Skill nennt. Fehler können trotzdem darin stehen. Eine generierte Zusammenfassung nimmt mir auch nicht ab, den Stoff selbst zu lernen.

Datenschutz ist die zweite Grenze. Liest ein Agent Notizen, gehen diese Inhalte an den jeweiligen Modellanbieter. Der versteckte Kontextordner blendet Dateien in Obsidian aus; vor diesem Zugriff schützt er sie nicht. Für jede Integration muss deshalb entschieden werden, welche Bereiche sie wirklich braucht. Zugangsdaten gehören nicht in den Vault.

Eine Messung, wie viel Zeit mir das System spart, habe ich nicht. Ich muss deutlich weniger erklären, und Sitzungen kommen schneller bei der eigentlichen Aufgabe an. Das ist eine Beobachtung aus meinem Alltag, keine belastbare Zahl. Auch der Pflegeaufwand gehört dazu: Regeln, Skills und Ordnerstruktur müssen zu meiner Arbeitsweise passen und ändern sich mit ihr.

Was ich daraus mitnehme

Für mich ist die wichtigste Erkenntnis, dass Kontext eine eigene Infrastruktur braucht. Ein starkes Modell hilft wenig, wenn es nicht weiß, woran ich arbeite. Mit Markdown-Dateien, einer festen Ordnung und klaren Regeln ist dieser Kontext für mich lesbar und für jedes Werkzeug, das mit Dateien umgehen kann. Wechsle ich den Agenten, bleibt der Vault.

Das passt zu dem, was ich bei der Code Factory gelernt habe: Übergaben brauchen einen festen Ort. Dort sind es Aufgaben und Prüfergebnisse zwischen Agenten. Hier ist es das Wissen über mich und meine Arbeit zwischen einzelnen Sitzungen.

Als Nächstes möchte ich genauer verstehen, welche Notizen Agenten tatsächlich nutzen und wo sie auf veraltete Informationen stoßen.

Für Unternehmen und Kunden steckt darin dieselbe Frage wie in meinem eigenen Setup: Welchen Kontext braucht ein Agent, wo liegt er und was darf der Agent damit tun? Mein Vault ist eine konkrete Antwort für eine Person. In einem Team kämen Rechte, gemeinsame Daten und Verantwortlichkeiten als eigene Themen dazu.

Quellen